11 lời khuyên và công cụ cho một nơi làm việc 5S tốt hơn với Doanh nghiệp

11 mẹo và công cụ hữu ích cho 5s thành công

1. Sử dụng băng dính sàn

   Phần đầu tiên của quy trình 5S, phân loại, bao gồm lấy tất cả các vật phẩm trong một khu vực hoặc nơi làm việc sẽ được sắp xếp và phân loại chúng vào các thùng rác khác nhau. Các mặt hàng được sử dụng phổ biến, các mặt hàng ít được sử dụng và các mặt hàng được sử dụng hiếm khi hoặc không bao giờ được sắp xếp vào các khu vực riêng của chúng. Sử dụng băng dính sàn  để thực sự vạch ra những thùng rác này có thể giúp bạn giữ cho các nỗ lực tổ chức của mình, tốt, có tổ chức. Mặc dù bạn sẽ đặt các mặt hàng thường được sử dụng và thiết yếu của mình ngay lập tức, nhưng đó là cách thông thường để đánh giá việc sử dụng các mặt hàng trong các cọc khác trong những tuần hoặc tháng tiếp theo để xác định sự cần thiết của chúng đối với doanh nghiệp của bạn hoặc tại ít nhất là khu vực làm việc cụ thể. Băng sàn là một cách tuyệt vời để tạo trực quan các khu vực này để công nhân biết những gì đang xảy ra với mỗi cọc.

2. Nhãn

   Nhãn, chẳng hạn như nhãn được sản xuất bởi máy in nhãn công nghiệp, là một cách tuyệt vời khác để cung cấp cho nhân viên của bạn các tín hiệu thị giác. Thực tế là chúng có thể có văn bản và hình ảnh là một phần thưởng bổ sung tuyệt vời và cho phép bạn tùy chỉnh chúng, vì bạn có thể bao gồm các hướng dẫn cho mỗi thùng 5S của bạn trên các nhãn hoặc miếng biển hiệu này.

3. Vai trò trách nhiệm

   – Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo rằng các nỗ lực 5S của bạn được thực hiện một cách hiệu quả là phân công một nhân viên hoặc nhóm cụ thể cho từng nhiệm vụ. Ví dụ: một nhóm có thể chịu trách nhiệm sắp xếp ban đầu, trong khi ngày hôm sau, một nhóm hoặc người khác xử lý cài đặt theo thứ tự hoặc dọn dẹp (chiếu sáng) khu vực.

4. Đa dạng hóa các ý kiến

   Khi phân công các nhóm hoặc cá nhân cho các nỗ lực tổ chức của bạn, điều quan trọng là phải có một loạt các công nhân được đại diện; công nhân dây chuyền lắp ráp, lái xe giao hàng, công nhân bến tàu / tải, quản lý và bất cứ ai khác mà dự án 5S có thể ảnh hưởng nên được tư vấn. Một mặt hàng có thể không quan trọng đối với một công nhân, nhưng có thể là nhu cầu hàng ngày đối với một công nhân khác, thay đổi mạnh mẽ cách sắp xếp nó.

5. Ưu tiên

   Lý tưởng nhất, mọi khía cạnh và lĩnh vực kinh doanh của bạn sẽ là 5S, nhưng điều quan trọng là phải có hệ thống và có phương pháp trong cách tiếp cận của bạn. Đừng vượt lên chính mình hoặc làm mỏng nhóm của bạn bằng cách cố gắng đảm nhận quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Đánh giá lĩnh vực nào trong doanh nghiệp của bạn là cần cải thiện hiệu quả nhất và ưu tiên những lĩnh vực đó. Đừng chuyển sang dự án khác cho đến khi dự án cuối cùng được thực hiện (quan trọng đối với hai bước cuối cùng là tiêu chuẩn hóa và một lần duy nhất của 5S).

6. Chuẩn bị công nhân

   Tùy thuộc vào cách nơi làm việc của bạn được thiết lập trước khi bạn bắt đầu sử dụng các chiến lược , một khu vực có thể thay đổi thiết lập của nó khá nhiều. Thật không may, những thay đổi không phải lúc nào cũng được đón nhận bởi những người lao động đã quen với mọi thứ theo một cách nhất định. Điều duy nhất có thể làm cho xu hướng kháng cự này trở nên mạnh mẽ hơn là một sự thay đổi đến bất ngờ. Hãy cho nhân viên của bạn biết những gì bạn dự định làm trước. Chìa khóa để đưa nhân viên lên thay đổi là đóng khung các thay đổi để nhân viên có thể thấy chúng cũng quan trọng đối với sự thành công và tăng trưởng / cải thiện doanh nghiệp của bạn như bạn làm.

7. Làm cho nó có thể đo lường được

   Có điểm chuẩn thích hợp để xác định xem hiệu quả có được cải thiện hay không khi 5S của một nơi làm việc là quan trọng; bạn không muốn lãng phí thời gian cho các dự án không mang lại cho bạn lợi nhuận mà bạn đang tìm kiếm. Thông thường, các phép đo này có dạng đơn vị sản xuất, vật liệu bị lãng phí, số lượng khuyết tật hoặc lợi nhuận cuối cùng.

8. Bình thường hóa

   Đôi khi, bạn có thể thấy rằng kết quả có thể đo lường được, nhưng gián tiếp – trong hầu hết các trường hợp, điều này là tốt. Ví dụ, bạn có thể nhận ra sau khi 5S ở nơi làm việc mà bạn đang sản xuất nhiều đơn vị hơn trong một khoảng thời gian nhất định, trong khi điều này thật tuyệt, bạn có thể không thể nói chắc chắn rằng việc tổ chức lại một nhóm hoặc khu vực dẫn đến những cải tiến này. Để tự tin vào các đánh giá của mình, bạn nên bình thường hóa để đo lường các thay đổi 5S bằng cách đảm bảo rằng tất cả các yếu tố khác không thay đổi nhất có thể trong thời gian bạn đánh giá. Nếu được thực hiện đúng cách, bạn có thể tự tin hơn rằng những nỗ lực của bạn chịu trách nhiệm cho bất kỳ tác động tích cực nào.

9. Chuẩn hóa

   – Khi thực hiện nhiều dự án 5S theo thời gian, bạn thực sự nên đặt một số trọng lượng vào bước thứ tư: Chuẩn hóa. Chuẩn hóa các thực hành 5S của bạn có nghĩa là việc tổ chức và vận hành theo kiểu Lean trở nên phổ biến và là một phần trong thói quen hàng ngày của nhân viên của bạn. Tư duy giữa các công nhân là rất lớn trong Lean và giúp bạn vượt qua những vấp ngã tinh thần khi thực hiện các dự án mới. Tiêu chuẩn hóa cách bạn thực hiện 5S mỗi lần cũng có thể giúp nhóm của bạn nhanh hơn và nhanh hơn trong việc chuyển đổi các khu vực làm việc với mỗi nỗ lực tiến bộ.

10. Giao tiếp thụ động

    Sử dụng những thứ như ghi chú sau / dán, dán và biểu đồ treo tường để tổ chức giao tiếp giữa nhiều nhóm hoặc thành viên nhóm. Nếu bạn sử dụng các nhóm hoặc nhóm người luân phiên, việc cho phép tin nhắn dễ dàng được truyền từ ngày này sang ngày khác có thể giúp tránh nhầm lẫn như bắt đầu và dừng điểm; điều này đảm bảo bạn không có sự chồng chéo trong các nhiệm vụ và kết thúc lãng phí thời gian.

11. Đi cùng công ty với nó

    Ngay cả khi bạn sẽ giữ những nỗ lực Lean của mình được thực hiện bởi một nhóm cá nhân cụ thể, bạn cần đảm bảo rằng toàn bộ công ty của bạn đang ở trên tàu với ý tưởng về nạc. Điều này không chỉ có nghĩa là nói chuyện với họ ở cấp độ cá nhân hoặc khiến họ hiểu từng dự án bạn đang thực hiện, nhưng tổ chức các buổi đào tạo toàn công ty. Trong các phiên này, bạn nên trình bày chính xác ý nghĩa của việc một doanh nghiệp là Lean hoặc cố gắng cải tiến liên tục. Thấm nhuần tư duy tinh gọn trong suốt doanh nghiệp của bạn là cách tốt nhất để đảm bảo rằng nó gắn bó. Người ta thường nói rằng bước cuối cùng của 5S duy trì trên 5S là khó nhất để đạt được, bởi vì phải mất 8-9 tuần để các hành động trở thành thói quen của hầu hết mọi người.

Mặc dù chắc chắn có hơn mười một điều bạn có thể làm để cải thiện hiệu quả của các dự án và nỗ lực 5S, nhưng điều đó là quá đủ để bắt đầu. Bên cạnh đó, nhiều cân nhắc như vậy thậm chí không được thực hiện khi mọi người lần đầu tiên bắt đầu trên 5S, vì vậy bạn sẽ thấy bạn đã sẵn sàng!

Xe đạp phổ thông