Chi phí chồng chất dưới dạng khiếm khuyết và lãng phí. Hãy xem xét những tình huống quá quen thuộc này:
• Đầu ra không đáp ứng tiềm năng của nó do các biến thể của phi hành đoàn.
• Việc sử dụng bị ảnh hưởng vì việc thay đổi sản phẩm mất quá nhiều thời gian.
• Một phần quan trọng không thể được tìm thấy, vì vậy một phần khác được đưa vào.
Các công ty cố gắng cải thiện thông qua các sáng kiến Lean, Six Sigma hoặc Total Productive Duy trì. Tuy nhiên, các nghiên cứu từ năm 1998 báo cáo rằng hai phần ba trong số các sáng kiến này không đáp ứng được kỳ vọng của các nhà lãnh đạo công ty. Tìm hiểu về các phương pháp không phải là thách thức, đưa chúng vào thực tiễn hàng ngày là điều hiển nhiên trong các tình huống sau:
• Cải tiến quy trình thường bị trượt ngược.
• Cải tiến liên tục chỉ là một cụm từ.
• Các phương pháp của sáng kiến không được thể chế hóa.
Căn nguyên của những thất bại này là không có khả năng đạt được sự thay đổi văn hóa. Một khảo sát của Tập đoàn Aberdeen (2005) đã củng cố kết luận này khi nhận thấy sự thay đổi văn hóa quan trọng vẫn là thách thức hàng đầu trong hơn 80% các công ty được khảo sát.
Một câu trả lời là 5S
Một số công ty đánh bại tỷ lệ cược và nuôi dưỡng nền văn hóa mạnh mẽ, tích cực. Danaher và Toyota là hai trong số những ví dụ được biết đến nhiều hơn.
Phương pháp của 5S là một cách để thu hút mọi người và góp phần thay đổi văn hóa. 5S là một hệ thống định hướng trực quan về sự sạch sẽ, tổ chức và sắp xếp (Hình 1) được thiết kế để tạo điều kiện cho năng suất, an toàn và chất lượng cao hơn (Hình 2). Nó thu hút tất cả nhân viên và là nền tảng để tự kỷ luật hơn trong công việc để có công việc tốt hơn và sản phẩm tốt hơn.
5S là nền tảng cho các hành động kỷ luật hơn. Nếu công nhân thậm chí không thể đặt một công cụ trở lại vị trí được chỉ định, liệu họ có tuân theo các tiêu chuẩn để sản xuất không? Bản chất thị giác của nó làm cho mọi thứ ở ngoài vị trí dính ra như ngón tay cái đau. Và, khi được hỗ trợ đúng cách, nó xây dựng văn hóa cải tiến liên tục. Lợi ích của 5S là:
• Khu vực làm việc sạch sẽ và an toàn hơn – khi khu vực làm việc sạch sẽ và có nguy cơ vấp ngã và các nguy hiểm khác được loại bỏ.
• Ít lãng phí thời gian hơn thông qua tổ chức nơi làm việc nhiều hơn – khi các công cụ và vật liệu có thể truy cập và có trật tự, công nhân cần ít thời gian hơn để “đi lấy” và ít thời gian hơn để tìm kiếm.
• Ít không gian hơn – khi các mục không cần thiết được loại bỏ và những thứ cần thiết được sắp xếp, không gian sàn yêu cầu được giảm đáng kể.
• Cải thiện kỷ luật tự giác – hệ thống 5S, đặc biệt là bản chất thị giác của nó, làm cho các điều kiện bất thường đáng chú ý và làm cho việc bỏ qua các tiêu chuẩn trở nên khó khăn hơn.
• Cải thiện văn hóa – khi 5S được áp dụng một cách có hệ thống, nó thúc đẩy tinh thần đồng đội và sự nhiệt tình tốt hơn.
Mọi người thích làm việc trong một môi trường được tổ chức tốt và sạch sẽ. Họ cảm thấy tốt hơn về bản thân và tốt hơn về công việc của họ, và họ khôi phục kỷ luật tự giác được tìm thấy trong các đội chiến thắng.
5S là gì?
5S bao gồm:
• Sắp xếp – tách biệt những thứ cần thiết khỏi những thứ không cần thiết. Sắp xếp các hoạt động nhằm loại bỏ các vật dụng không cần thiết khỏi khu vực làm việc và thực hiện vệ sinh ban đầu.
• Đơn giản hóa – một nơi cho mọi thứ và mọi thứ ở vị trí của nó, sạch sẽ và sẵn sàng để sử dụng. Đơn giản hóa sắp xếp nơi làm việc để đảm bảo an toàn và hiệu quả.
• Làm sạch có hệ thống – làm sạch để kiểm tra. Vệ sinh hàng ngày có hệ thống và kiểm tra các khu vực và thiết bị làm việc giúp bạn hiểu các điều kiện hiện tại và xác định xem có cần phải thực hiện hành động khắc phục hay không.
• Tiêu chuẩn hóa – phát triển các phương pháp phổ biến cho tính nhất quán. Tiêu chuẩn hóa nhằm mục đích làm cho các điều kiện bất thường đáng chú ý và ghi lại các thỏa thuận để đảm bảo tính nhất quán và bền vững.
• Duy trì – giữ lợi nhuận và cải thiện. Duy trì nhằm mục đích duy trì các cải tiến từ các hoạt động 5S khác và cải thiện hơn nữa.
Thực hiện 5S
Thông thường, các công ty nhầm tưởng 5S là một hoạt động vệ sinh. Dịch vụ dọn phòng là vệ sinh, không phải 5S. 5S là một hệ thống hình ảnh và một hệ thống để thu hút nhân viên. 5S phải là một nỗ lực của nhóm và kết quả phải cho phép bất cứ ai “nói nhanh” những gì là đúng và những gì không đúng chỗ. Nó cũng phải làm cho công việc dễ dàng hơn. Triển khai 5S xảy ra theo hai giai đoạn: triển khai ban đầu và hoàn thiện sau.
Vì tổ chức là chìa khóa của 5S, nên việc loại bỏ các mục không cần thiết là ưu tiên hàng đầu. Thật lãng phí khi tìm một ngôi nhà cho những thứ không cần thiết.
Sắp xếp – Sắp xếp xóa bộ bài cho các hoạt động còn lại. Nó thường có thể mất vài tuần để hoàn thành trong bất kỳ khu vực hoặc bộ phận nhất định. Các bước sắp xếp là:
• Thiết lập các tiêu chí cho những gì không cần thiết. Ví dụ: nếu một cái gì đó đã không được sử dụng trong một năm, nó có thể là một ứng cử viên để xử lý.
• Xác định các vật dụng không cần thiết và di chuyển đến khu vực giữ.
• Loại bỏ các mặt hàng không cần thiết, bằng cách chuyển đến một bộ phận cần chúng, bán chúng hoặc loại bỏ chúng.
• Tiến hành vệ sinh ban đầu.
Sau khi hoàn thành việc sắp xếp ban đầu, trình tự tự nhiên là sắp xếp khu vực làm việc. Đơn giản hóa, làm sạch có hệ thống và chuẩn hóa đi đôi với nhau. Đơn giản hóa đơn giản – tổ chức công việc – khu vực sẽ xấu đi nếu các tiêu chuẩn không được thiết lập. Các đoạn tiếp theo bao gồm từng “S” riêng biệt, nhưng chúng hoạt động như một hệ thống và phải được thực hiện cùng một lúc, hoặc gần như vậy.
Đơn giản hóa – Đơn giản hóa tìm thấy một ngôi nhà cho tất cả mọi thứ. Nhà nên là nơi lưu trữ hiệu quả nhất. Các mặt hàng thường xuyên sử dụng phải càng gần nơi chúng được sử dụng càng tốt. Các bước đơn giản hóa là:
• Xác định vị trí cho từng hạng mục dựa trên tần suất sử dụng và vùng an toàn phù hợp (ví dụ như giảm khả năng chấn thương do căng thẳng).
• Phát triển bảng bóng và các mặt hàng nhãn – một ngôi nhà cho tất cả mọi thứ.
• Xác định cách bổ sung nguồn cung cấp.
• Bố trí tài liệu, thiết bị, vật tư, và thỏa thuận trả lại đồ cho nhà của họ.
Làm sạch có hệ thống – Làm sạch có hệ thống cung cấp một cách để kiểm tra, bằng cách quét sạch xung quanh khu vực làm việc. Điều này có nghĩa là trực quan cũng như với một cây chổi hoặc vải vụn. Ý tưởng là làm cho công việc làm vệ sinh hàng ngày và kiểm tra dễ dàng hơn. Các bước làm sạch có hệ thống là:
• Xác định các điểm để kiểm tra hiệu suất.
• Xác định hiệu suất chấp nhận được.
• Đánh dấu thiết bị và điều khiển bằng các chỉ báo trực quan (ví dụ: đồng hồ đo hiển thị phạm vi chính xác).
• Tiến hành vệ sinh hàng ngày và kiểm tra trực quan.
Tiêu chuẩn hóa – Tiêu chuẩn hóa đảm bảo rằng mọi người đều biết những gì được mong đợi. Vì nhóm làm việc thiết lập các tiêu chuẩn, mọi người nên có một số liên quan đến việc thiết lập 5S trong khu vực làm việc của họ. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải làm cho các tiêu chuẩn này rất rõ ràng. Các bước trong tiêu chuẩn hóa là:
• Thiết lập bảng kiểm tra định kỳ cho từng khu vực làm việc. Bảng kiểm tra giống như danh sách kiểm tra trước chuyến bay của phi công. Nó cho thấy những gì nhóm nên kiểm tra trong quá trình tự kiểm tra.
• Thiết lập một hệ thống kiểm toán đa cấp trong đó mỗi cấp trong tổ chức có vai trò đảm bảo 5S được duy trì trong các khu vực làm việc và hệ thống 5S phát triển và tăng cường.
• Thiết lập và ghi lại các phương pháp tiêu chuẩn trên các lĩnh vực công việc tương tự.
• Tài liệu bất kỳ phương pháp tiêu chuẩn mới để thực hiện công việc.
Duy trì – Duy trì thường được coi là “S.” khó khăn nhất Tuy nhiên, nó không cần phải như vậy. Bí quyết là để hệ thống 5S làm việc cho bạn. Khi bạn đến thời điểm này, bạn nên tham gia vào tất cả mọi người trong khu vực làm việc trong các hoạt động 5S và có một nơi làm việc trực quan “nói trong nháy mắt”. Nếu điều này là như vậy, thì duy trì dễ dàng hơn nhiều. Điều đó quan trọng, nhưng không đủ. Một cách có hệ thống hơn để ngăn chặn trượt ngược và thúc đẩy cải tiến liên tục là cần thiết. Các bước duy trì là:
• Xác định mức độ thành tích 5S – điểm tổng thể.
• Thực hiện kiểm tra 5S thông thường do nhân viên lãnh đạo bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra 5S.
• Giải quyết vấn đề trượt ngược và các cơ hội mới được tìm thấy trong quá trình kiểm tra định kỳ.
• Tiến hành kiểm tra theo lịch trình, kiểm tra định kỳ bởi trưởng nhóm hoặc giám sát viên hoặc bởi những người bên ngoài nhóm làm việc.
• Thực hiện kiểm toán cấp cao hơn để đánh giá hệ thống 5S hoạt động tốt như thế nào. Ví dụ, có vấn đề hệ thống với 5S duy trì không? Thông thường, ủy ban an toàn của công ty là một cơ quan tuyệt vời để thực hiện các cuộc kiểm toán này.
Thông qua các hoạt động bền vững, việc thực hành 5S được cải tiến. Khi các vật dụng không trở về nhà của họ, nguyên nhân rất có thể là do ngôi nhà không thuận tiện. Khi nhóm làm việc giải quyết những vấn đề này, họ cải thiện tính bền vững của 5S và quan trọng hơn là họ cải thiện sự an toàn, tinh thần và năng suất.
Đo lường mức độ thành tích 5S
Áp dụng câu ngạn ngữ, “những gì được đo lường được thực hiện”, 5S sử dụng ma trận trưởng thành năm cấp để phân loại cấp độ 5S (được minh họa trong Hình 3). Để minh họa việc sử dụng ma trận, hãy xem các cấp độ từ I đến V để Đơn giản hóa. Cấp I là cấp độ khởi đầu điển hình trong đó khu vực làm việc là một mớ hỗn độn không có tổ chức. Để đạt Cấp độ II để Đơn giản hóa yêu cầu các vật phẩm cần thiết được lưu trữ an toàn theo tần suất sử dụng. Các mặt hàng thường xuyên sử dụng phải gần với điểm sử dụng. Để đạt được cấp III yêu cầu số lượng chính xác của những vật phẩm đó phải có một ngôi nhà được đánh dấu rõ ràng. Thông thường các khu vực làm việc có thể đạt được mức này tương đối nhanh chóng bằng cách cài đặt bảng bóng (phác thảo hiển thị trực quan nơi các mục thuộc về). Cấp IV và V yêu cầu sàng lọc bổ sung. Cấp IV yêu cầu số lượng vật phẩm trong một khu vực được giảm thiểu. Điều đó có nghĩa là ít vật tư tiêu hao hơn, ít tệp hoặc giấy tờ hơn và ít công cụ hơn. Cấp V yêu cầu bất kỳ ai, ngay cả những người không quen thuộc với khu vực này, có thể lấy bất kỳ vật phẩm cần thiết nào trong vòng 30 giây và với chuyển động tối thiểu. Mức thành tích 5S tổng thể là mức thấp nhất đạt được cho bất kỳ S nào. 5S chỉ tốt như liên kết yếu nhất của nó. Nếu một khu vực làm việc không giải quyết Tiêu chuẩn hóa và Duy trì, cho dù mức độ đạt được của các S khác cao đến đâu, thì khu vực đó cuối cùng sẽ trở lại trạng thái không 5S.
Phần kết luận
Mặc dù 5S sẽ không giải quyết các thách thức cạnh tranh ngày nay, nhưng nó cung cấp một nền tảng vững chắc để đạt được sự xuất sắc trong hoạt động. Trên thực tế, một số công ty tầm cỡ thế giới tuyên bố rằng không thể có sự cải thiện nếu không có 5S.
Tinh thần đồng đội và kỷ luật được xây dựng thông qua 5S cải thiện mối quan hệ giữa người lao động với người lao động và người lao động. Khi mọi người thấy rằng những gì họ làm tạo nên sự khác biệt và khi họ thấy rằng họ đã loại bỏ các thực hành lãng phí, niềm tự hào của họ tăng lên. Đây có lẽ là lợi ích lớn nhất của 5S.
Tags: 5s, đào tạo 5s, hệ thống 5s
